L’organisation d’une formation professionnelle en entreprise est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution rigoureuse. Les responsables de la formation et les DRH s’attellent à ce projet chaque année, dans le but de développer les compétences des employés en accord avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. La création d’un plan de formation efficace passe par plusieurs étapes cruciales, visant à harmoniser les besoins individuels des employés avec les priorités de l’organisation. Ce processus, bien que non obligatoire, joue un rôle significatif dans l’accomplissement des obligations légales de formation et contribue de manière substantielle à la croissance et à la compétitivité de l’entreprise. Voici quelques conseils pratiques pour élaborer un plan de formation performant, tout en évitant les écueils courants.
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Équilibrer les priorités de l’entreprise et les besoins individuels
La collecte des besoins est une étape fondamentale, qui se réalise sur deux niveaux. D’une part, il faut tenir compte des projets d’affaires de l’entreprise. Si l’organisation envisage d’explorer de nouveaux marchés, de développer des services innovants ou de s’adapter à des évolutions technologiques et réglementaires, une mise à jour des compétences de l’équipe est souvent indispensable. La définition des orientations générales de la formation, ou « priorité de formation », doit être réalisée dans une perspective collective. Cette démarche vise à assurer une cohérence maximale entre les priorités de formation et les orientations stratégiques de l’entreprise, tout en optimisant la gestion des investissements en formation. Il est crucial d’impliquer les dirigeants dans cette phase pour définir clairement les enjeux commerciaux.
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D’autre part, l’évaluation des compétences individuelles des employés est également essentielle. Les besoins spécifiques de chaque employé doivent être identifiés à travers des interviews individuelles régulières ou des enquêtes internes. Si ces entretiens ne sont pas systématiques dans votre organisation, les responsables d’équipe peuvent jouer un rôle déterminant en identifiant les lacunes et en exprimant les besoins de formation. L’ensemble des besoins individuels, indépendamment des orientations stratégiques, doit être intégré au plan de formation. **L’harmonisation de ces besoins avec les priorités opérationnelles est un élément clé pour assurer l’efficacité du plan de formation.**
La réforme de la formation de 2014 a supprimé l’obligation de dépense, rendant les directeurs de départements et les managers plus déterminés à défendre les priorités de leurs équipes. Ils doivent convaincre de la nécessité et de la pertinence de leurs exigences en matière de développement des compétences. **La conciliation des besoins opérationnels et des aspirations des employés est essentielle pour garantir un plan de formation équilibré et pertinent.** Le DRH doit être désigné comme arbitre pour maintenir un contrôle strict sur l’élaboration du plan.
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Adopter un mode de travail et de présentation adéquats
Avec la transition de l’obligation de formation vers l’investissement, un plan de formation structuré devient un outil stratégique pour positionner la DRH en tant que partenaire commercial et démontrer son rôle dans le succès de l’entreprise. La perception du plan de formation et de sa pertinence dépend largement de la capacité à démontrer une compréhension exhaustive du problème et des choix éclairés par diverses approches croisées. Les critères suivants doivent être pris en compte :
- l’historique des formations antérieures,
- les thématiques de formation (technologies, gestion, langues…),
- la nature de la formation (interne, externe, à distance, en présentiel…),
- les catégories de bénéficiaires (par service, par profession…),
- les catégories socio-professionnelles (cadres, agents de maîtrise…),
- les objectifs pédagogiques (en fonction des compétences et connaissances à acquérir),
- les méthodes de financement (professionnalisation, CPF…)
**Une analyse exhaustive facilitera les discussions et les arbitrages nécessaires.** Toutefois, il ne faut jamais perdre de vue les objectifs commerciaux que le plan de formation vise à servir. L’alignement constant avec les priorités stratégiques de l’entreprise est primordial pour assurer la pertinence et l’efficacité des actions de formation.
Adapter l’offre de formation aux besoins évolutifs
Le plan de formation doit offrir une vision claire et réaliste des investissements en formation pour l’année à venir, en termes d’heures et de coûts. Les événements ou changements contextuels, tels que des évolutions stratégiques ou réglementaires, peuvent impacter les besoins de formation. Il est donc essentiel que le plan de formation soit flexible et évolutif. À chaque nouvelle demande ou changement de besoin, il faut évaluer si l’offre de formation existante peut y répondre ou s’il est nécessaire de procéder à des ajustements. **Un plan d’adaptation de l’offre de formation doit être prévu, identifiant les ajustements nécessaires et les nouvelles formations à acquérir.**
Garder les dépenses de formation sous contrôle implique une étude rigoureuse des offres, la concurrence entre fournisseurs, la négociation des coûts, et la recherche de financements appropriés. Ces étapes sont indispensables pour une gestion efficace de la formation. Trouver les meilleures offres et les fournisseurs adéquats peut représenter un défi, mais des outils modernes permettent de simplifier ce processus. Une plateforme de courtage de nouvelle génération permet de formuler rapidement vos besoins, d’accéder à une gamme d’offres de formation et de sélectionner les fournisseurs en fonction de critères de qualité et de coût. **Ces outils facilitent la gestion des coûts et optimisent les résultats de votre plan de formation.**
Le plan de formation, bien que non obligatoire, est une initiative stratégique de l’employeur. Son élaboration est aujourd’hui plus cruciale que jamais, car chaque investissement en formation est intrinsèquement lié au retour sur investissement. Le plan de formation permet à la fonction RH de démontrer sa légitimité et son rôle stratégique, à condition de mener cet exercice avec rigueur et résultats. En fin de compte, un plan de formation bien conçu et exécuté contribue de manière significative à la performance globale de l’entreprise.
| Élément | Description |
|---|---|
| Collecte des besoins | Évaluation des projets d’affaires et des compétences individuelles |
| Mode de travail et présentation | Structuration du plan de formation pour démontrer son rôle stratégique |
| Adaptation de l’offre | Flexibilité et ajustements en fonction des besoins évolutifs |
FAQ
- Comment évaluer les besoins de formation des employés ?
Les besoins de formation des employés peuvent être évalués à travers des interviews individuelles, des enquêtes internes et l’observation des responsables d’équipe.- Quels sont les critères pour structurer un plan de formation ?
Les critères incluent l’historique des formations antérieures, les thématiques, la nature des formations, les catégories de bénéficiaires, les catégories socio-professionnelles, les objectifs pédagogiques et les méthodes de financement.- Comment harmoniser les besoins individuels des employés avec les priorités de l’entreprise ?
L’harmonisation passe par une collecte minutieuse des besoins des employés et une définition claire des priorités de formation alignées avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.- Quel rôle joue le DRH dans l’élaboration du plan de formation ?
Le DRH agit comme un arbitre pour maintenir un contrôle strict sur l’élaboration du plan et concilier les besoins opérationnels avec les aspirations des employés.- Comment adapter le plan de formation aux besoins évolutifs ?
Le plan doit être flexible, avec des ajustements réguliers en fonction des nouvelles demandes ou changements de besoins, tout en gardant les dépenses sous contrôle grâce à une étude rigoureuse des offres et des fournisseurs.
